Sistema de control interno y gestión de la calidad




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1.5 ¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN?



Dentro de las funciones que deben asumir los servidores encargados de la administración de los Archivos de Gestión, se encuentran:

  • Organizar y conservar la documentación en trámite.

  • Impedir la dispersión, superproducción y eliminación de documentos vitales.

  • Facilitar y controlar el préstamo de documentos de gestión.

  • Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las normas expuestas.

  • Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas por el Archivo Central y el Comité de Archivo de la Entidad.





    1. ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN?





  • Fuente de consulta para la toma de decisiones.

  • Fuente para testimoniar acciones.

  • Iniciador del proceso de normalización archivística (Archivo Total).

  • Gestor de la modernización administrativa.



1.7 ¿CÓMO SE ORGANIZAN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN?


La organización de los archivos de gestión debe partir de la Tabla de Retención Documental de la Corporación Autónoma Regional de la Orinoquia - CORPORINOQUIA, la cual debe estar aprobada por parte del Comité de Archivo y adoptada mediante acto administrativo.


Igualmente cabe resaltar que la Tabla de Retención Documental debe ser sometida a evaluación y actualización como mínimo una vez al año, labor que estará bajo la responsabilidad del Centro de Gestión Documental, previendo la aplicación de los lineamientos que en tal sentido imparta el Archivo General de la Nación como el ente rector de la política Archivistíca a Nivel Nacional.http://www.uspceu.com/usp/memoria/memoria_2006_07/img/servicios-archivo-general.jpg


Para la organización física de la documentación es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.

2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma,

4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. Ver Anexo No 1.

5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: Fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja.

6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el Centro de Documentación, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.




    1. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL



2.1 ¿QUÉ SON LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD?


Es un instrumento administrativo, indispensable en la gestión documental que permite racionalizar la producción documental de una entidad, agrupando la documentación en series y subseries de acuerdo con las funciones propias de cada proceso, permite de la misma forma la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico.fotolia_5602981


2.2 ¿QUÉ SON LAS SERIES DOCUMENTALES?


Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.


2.3 ¿QUÉ SON LAS SUBSERIES DOCUMENTALES?


Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.


2.4 ¿QUÉ SON LAS TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES? c:\users\sandra\desktop\dibujos de presentaciones\fotolia_6928507.jpg


Es la unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio y un informe.


2.5 ¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE LA APLICACIÓN DE LAS TRD?


Los beneficios de la aplicación de las TRD, se pueden clasificar básicamente en dos:

  1. Administrativos: - Facilitan el manejo de la http://www.doceshop.com.br/blog/wp-content/uploads/2008/11/como_arquivar_documentos.jpg

información.

  • Contribuyen a la

racionalización de la

producción documental.

  • Permiten a la

administración brindar

un servicio eficaz y

eficiente.

    • Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempo de retención en ellas estipulados.

    • Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

    • Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

    • Sirven de apoyo a la racionalización de los procesos administrativos, ya que identifican y reflejan las funciones de cada dependencia o proceso.




  1. Archivísticos: - Permiten el manejo c:\users\sandra\desktop\dibujos de presentaciones\fotolia_5679356.jpg

integral de los

documentos.

- Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

- Ayudan a controlar la

producción y trámite

documental.

- Identifican y reflejan las funciones de las dependencias y/o procesos.

- Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

- Permiten identificar los documentos que sirven de

apoyo y los misionales.


2.6 VEAMOS NUESTRO FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL AP2FO009







    1. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES




3.1 ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?


La transferencia documental es el proceso mediante el cual, una vez cumplidos los tiempos de retención estipulados en la Tabla de Retención Documental, se trasladan los documentos del Archivo de Gestión o de oficina al Archivo Central.c:\users\sandra\desktop\dibujos de presentaciones\fotolia_5984292.jpg


3.2 ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA?


Es la remisión de los documentos que reposan en el archivo de gestión al central, custodiado por el Centro de Documentación de la Corporación, de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas. Las transferencias documentales primarias deben efectuarlas los servidores encargados de la administración de los archivos de gestión de cada dependencia bajo las directrices que para la materia imparta el proceso de “Gestión y Archivo y Correspondencia” del Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad.


3.3 ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA?f:\presentaciones\fotolia_201996.jpg


Remisión de los documentos que reposan en el archivo central, al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas. Las transferencias documentales secundarias debe efectuarlas el proceso “Gestión y Archivo y Correspondencia”, liderado por el Centro de Documentación, adscrito a la Oficina Legal Ambiental bajo las directrices que para la materia imparta el Archivo General de la Nación.

.


3.4 PASOS METODOLÓGICOS PARA ASEGURAR EL ÉXITO DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS


Paso Nº 1. Cronograma de transferencias documentales


El Centro de Documentación adscrito a la Oficina Legal Ambiental, es el encargado de elaborar e informar el “cronograma de transferencias documentales primarias”, asignando fechas para que cada una de las dependencias de la entidad, siguiendo la metodología y recomendaciones establecidas en el procedimiento “Archivo Central” del Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad de la Corporación y con el tiempo oportuno identifiquen documentación susceptible a transferir.fotolia_5642122


Paso Nº 2. Revisión y verificación


Una vez identificada esta documentación, la dependencia encargada de realizar la transferencia documental se remitirá a la Tabla de Retención Documental, con el fin de determinar qué documentos han cumplido ya su tiempo de retención en el archivo de gestión y son susceptibles de transferir al Archivo Central.


Paso Nº 3. Preparación física de los documentos


La dependencia encargada de realizar la transferencia documental efectuará el proceso de selección natural. Es decir, retirará aquellos documentos que no son esenciales en el expediente: Impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos), formatos y hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte integral del expediente. Cuando se identifiquen fax, tome una fotocopia y anéxela al expediente si es esencial. El fax original debe incluirse en un inventario de eliminación el cual deberá remitirse al Centro de Documentación, para que éste a su vez lo exponga ante el Comité de Archivo de la Entidad.


De la misma forma eliminará el material metálico de los documentos (ganchos de cosedora, ganchos de legajar, clips, entre otros), cambiará de ser necesario, la unidad de conservación (carpeta) y procederá a rotularla.

Recuerde que el rótulo debe llevar la información necesaria para identificar de manera clara y directa el contenido de la unidad de conservación.


Tenga en cuenta que en cada carpeta debe incorporarse un volumen adecuado no mayor de 200 folios.


Posteriormente debe realizar la foliación de la documentación. (Anexo No.1)


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Paso Nº 4. Ubicación de las carpetas en cajas


Los expedientes o carpetas se ubicarán en orden respetando su secuencia según el inventario documental, (de izquierda a derecha). Así mismo, recuerde que las cajas deberán estar debidamente identificadas y se numerarán de manera secuencial, en forma clara y visible, para garantizar y facilitar su identificación.


Paso Nº 5. Levantamiento de Inventario Documental


Se deben registrar los datos completos de las series y/ o subseries documentales a transferir en el Formato Único de Inventario Documental código AP2FO002, teniendo en cuenta que éste debe reflejar la clasificación, la ordenación y descripción de la documentación de la dependencia respectiva.


Paso Nº 6. Cotejo o revisión y aprobación de la documentación a transferir

Una vez realizadas las tareas anteriormente descritas, la dependencia encargada de realizar la transferencia documental procederá a informar mediante comunicación interna al Centro de Documentación, que la documentación objeto de transferencia se encuentra lista para su revisión. Posteriormente, el Centro de Documentación, delegará a un servidor para que se dirija a la dependencia correspondiente y realice el proceso de cotejo y revisión de la transferencia documental, ya sea puntual o por muestreo (dependiendo del volumen de la documentación) con base en el Formato Único de Inventario Documental. Durante el desarrollo de esta verificación se tendrán en cuenta aspectos claves como: la foliación y la identificación de los documentos contenidos en cada expediente.

Si no se realizan observaciones se da por entendido que la transferencia ha sido aprobada por parte del Centro de Documentación y se prosigue con el siguiente paso, de lo contrario la persona encargada de la realización de la transferencia, ejecuta las correcciones a que haya lugar con base en las indicaciones del servidor del Archivo Central y nuevamente da inicio a este paso.


Paso Nº 7. Elaborar y firmar la respectiva entrega de los documentos


Una vez revisada y aprobada la transferencia documental, la dependencia encargada de la realización de la transferencia documental remite el Formato Único de Inventario Documental, diligenciado al Centro de Documentación mediante un memorando en el cual adicionalmente se informará el día de la entrega de la documentación en el Archivo Central ubicado en las instalaciones de la sede principal en Yopal, mínimo con tres días de anticipación. Una vez la documentación es recibida en el Archivo Central, será responsabilidad del Centro de Documentación almacenarla, conservarla e identificarla, con el fin asegurar y facilitar a futuro su recuperación y consulta. c:\users\sandra\desktop\dibujos de presentaciones\j0439356.jpg


NOTA:


1.- Recuerde que el Formato Único de Inventario Documental, se debe diligenciar para el cumplimiento de las transferencias documentales, no se debe en ningún caso modificar.


2.- Tenga en cuenta que las transferencias documentales se deben efectuar en las fechas establecidas en el “cronograma de transferencias documentales” que para el fin ha diseñado el Centro de Documentación. Recuerde que el Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad de la Corporación, somos todos.


3.5 VEAMOS NUESTRO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO AP2FO002






  1. PAUTAS PARA EL DESCARTE Y LA
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