Capítulo I información introductoria motivo del examen




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Dirección de Auditoría Interna Universidad Técnica “Luis Vargas Torres” .



CAPÍTULO I


INFORMACIÓN INTRODUCTORIA


Motivo del examen


El examen especial a los Ingresos de autogestión; cuentas de ingresos, gastos y Bienes de Larga Duración en la extensión Universitaria de La Concordia de la Universidad Técnica “Luis Vargas Torres” de Esmeraldas se lo realiza en cumplimiento al plan anual de control para el año 2008 y a la Orden de Trabajo No 001-R-UTE- LVT de 2008-01-08 suscrita por el Rector.


Objetivos del examen


  • Determinar si se han observado los procedimientos legales para la recaudación, registro y control de los recursos económicos y de los bienes de larga duración.




  • Verificar si los valores recaudados por autogestión, han sido depositados en las cuentas que la Extensión mantiene en los Bancos: Internacional y Pichincha, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.




  • Sugerir las acciones correctivas para mejorar los procedimientos de recaudación, registro y control de los recursos económicos y bienes de larga duración.


Alcance del examen


El examen cubrió el periodo comprendido entre el 2005-08-01 y el 2007-12-31, se realiza a las cuentas de Ingresos, gastos y bienes de larga duración en los programas de autogestión de la extensión La Concordia de la Universidad Técnica “Luis Vargas Torres” de Esmeraldas.


Base legal


La Extensión La Concordia de la Universidad Técnica “Luis Vargas Torres” de Esmeraldas, fue creada mediante resolución del Consejo Universitario Nº 00345 de 2000-03-28.


Estructura orgánica


El Coordinador, es la persona encargada de la gestión administrativa, financiera y académica de la Extensión. De acuerdo con la estructura orgánica de la Universidad, depende del Vicerrectorado Académico.








Las cuentas de Ingresos, gastos y bienes de larga duración, se manejan mediante un sistema contable computarizado denominado MONICA 7, a través del cual la Extensión realiza el control de los recursos administrativos y financieros.


Objetivos de la entidad


Los objetivos de la extensión de la Universidad Técnica “Luis Vargas Torres” de Esmeraldas en el cantón La Concordia, son los siguientes:


  1. Propiciar que la extensión sea el centro de investigación científica y tecnológica, para fomentar y ejecutar programas de investigación en los campos de la ciencia, la tecnología, las artes, las humanidades y los conocimientos ancestrales;




  1. Desarrollar las actividades de investigación científica en armonía con la legislación nacional, la ciencia, la tecnología y la Ley de Propiedad Intelectual;




  1. Realizar actividades de extensión orientadas a vincular su trabajo académico con todos los sectores de la sociedad sirviéndola mediante programas de apoyo a la comunidad, a través de consultorías, asesorías, investigaciones, capacitación u otros medios; de conformidad con la Ley de Transferencia de Tecnología;




  1. Preservar y fortalecer la interculturalidad, la educación bilingüe, la solidaridad y la paz.


Monto de los recursos examinados


Los ingresos obtenidos por autogestión, en la Extensión La Concordia fueron de USD 1 574 720, 94, descompuestos de la siguiente manera:



CONCEPTO

INGRESOS


* 2005


2006


**2007


TOTAL


Matrículas


162 703,14


433 375, 99


978 641, 81


1 574 720, 94


SUMAN


162 703,10


433 375, 99


978 641, 81



USD 1 574 720, 94



* A partir del 1 de agosto de 2005

**Al 31 de diciembre de 2007


CAPÍTULO II


RESULTADOS DEL EXAMEN


Asesoría administrativa, una guía para la implementación de un sólido control interno.


Luego de realizar la evaluación al sistema de control interno, en la Extensión Universitaria de La Concordia. Se determinó que el Director Financiero no asesoró a la Contadora de la extensión para que aplicara los procedimientos administrativos básicos para el control de los ingresos y los gastos. Por las circunstancias anotadas varios comprobantes de pago se encontraban sin la documentación sustentatoria correspondiente.


Por lo expuesto, se evidenció en la extensión el incumplimiento de varios procedimientos; debido a que el Coordinador no contó con la asesoría de la Dirección Financiera de la Universidad en lo relacionado con la administración de los recursos de autogestión.

Los hechos se produjeron por cuanto el Director Financiero de la Universidad, la Directora Financiera y la Contadora de la Extensión, incumplieron con lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, y la norma de control interno para contabilidad gubernamental 210-07, “Formularios y Documentos”.

Para mayor ilustración citamos la parte pertinente de la Ley y de la Norma:

Art.11.- Aplicación del control interno. “… Se tendrán en cuenta las normas sobre funciones incompatibles, depósito intacto e inmediato de lo recaudado, otorgamiento de recibos, pagos con cheque o mediante la red bancaria, distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago; y, el reglamento orgánico funcional que será publicado en el Registro Oficial…”.


210-07 Formularios y Documentos. “…Las entidades públicas emitirán procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificación posterior…”


De conformidad con lo expuesto, determinamos que se produjo una deficiente gestión administrativa, en contra de la buena imagen de la Institución.


CONCLUSIÓN


La Extensión Universitaria de La Concordia, no cuenta con procedimientos básicos, para la ejecución de los pagos. Esto demuestra que existe una debilidad en el sistema de control interno; la misma que dificulta la toma de decisiones financieras, que mejoren las labores administrativas en la extensión.


RECOMENDACIÓN:


AL COORDINADOR


  1. Solicitará al Rector de la Universidad, disponga que el Director Financiero brinde la asesoría a la Extensión de la Concordia para que la Contadora realice el control previo y continuo antes de realizar un pago.


Ingresos sin reportar y pagos sin habilitantes no garantizan un proceso contable confiable.


Los ingresos de autogestión del período examinado fueron de USD 1 574 720, 94. La recaudación se la realiza en efectivo y a través de depósitos a los Bancos Pichincha e Internacional. Se maneja este sistema por cuanto la extensión, geográficamente se encuentra ubicada en un lugar de privilegio a donde acuden estudiantes de todo el país. La zona donde está ubicada la extensión, es agroindustrial y pecuaria, por ello, la mayor parte de la población estudiantil está dispersa en los diferentes caseríos y fincas que circundan la zona. Los ingresos recaudados no son reportados a las oficinas de la Administración Central de la Universidad para la consolidación contable y presupuestaria. Esta información la sustentamos en el Anexo Nº 2 Movimiento de la Cuenta.


De acuerdo al oficio s/n presentado el 24 de abril de 2008 por la Contadora, la extensión utiliza para el registro de los ingresos y los gastos; un sistema de contabilidad computarizado denominado MÓNICA 7. Este programa a mi juicio es apropiado para la extensión; debido a que procesa información financiera oportuna y puede registrar los ingresos por matrículas y facturar.


Los gastos del período examinado fueron de USD 1 533 175, 02, de los cuales USD 57 713, 96; estaban sin la documentación soporte. La mayor parte de estos gastos correspondían a las remuneraciones pagadas a los catedráticos por los módulos dictados; faltándole a los comprobantes los informes y las firmas de responsabilidad. Estas deficiencias fueron corregidas en el transcurso del examen.


Para el control de los ingresos y de los gastos, la extensión mantiene dos cuentas corrientes: una en el Banco Internacional, la 410060094-8 cuyo saldo conciliado al 2007-12-31 era de USD 20 806, 86; y la 3247177404 del Banco Pichincha conciliada al 2007-12-31 con un saldo de USD 20 739,06. La información comentada la sustentamos en el Anexo Nº 4, presentación del saldo.


Los hechos señalados se produjeron por cuanto el Coordinador, la Directora Financiera y la Contadora de la Extensión, realizaron algunos pagos sin los habilitantes correspondientes inobservando el artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, y la Norma de Control Interno para Contabilidad Gubernamental 210-04, “Documentación de respaldo y su archivo”.

Para mayor ilustración se cita la parte pertinente de la normativa señalada:


“… Art. 13 Contabilidad Gubernamental. La Contabilidad Gubernamental, como parte del sistema de control interno, tendrá como finalidad establecer y mantener en cada institución del Estado un sistema específico y único de contabilidad y de información gerencial que integre las operaciones financieras, presupuestarias, patrimoniales y de costos, que incorpore los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicables al sector público y que satisfaga los requerimientos operacionales y gerenciales para la toma de decisiones, de conformidad con las políticas y normas que al efecto expida el Ministerio de Economía y Finanzas, o el que haga sus veces…”


“…210-04 Documentación de Respaldo y su Archivo. Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos. Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente, esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis. La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización por los auditores internos o externos. Corresponde a la administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria tales como: ingresos de caja, comprobante de pago, facturas, roles, contratos, entre otros, los que deben ser archivados en orden cronológico y secuencial y se mantendrán durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes. Los documentos de carácter administrativo estarán organizados de conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificación y conservación de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histórico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole. La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la utiliza se hará de conformidad a la reglamentación interna de cada entidad, con la intervención de una comisión que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la información existente y determinar los procedimientos a seguirse, los períodos de conservación de la documentación, los datos relacionados con el contenido, período, número de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento…”


La situación comentada se presentó por cuanto se incumplieron las Normas de Contabilidad comentadas anteriormente.


CONCLUSIÓN


La Extensión Universitaria de La Concordia, no cuenta con una sólida estructura de control interno como consecuencia de ello, en el período examinado se realizaron varios pagos sin los documentos habilitantes requeridos.


RECOMENDACIÓN


AL COORDINADOR


  1. Dispondrá que la Contadora de la Extensión envíe el reporte de los ingresos mensuales a las oficinas de la administración Central de la Universidad los primeros días de cada mes para la consolidación contable y presupuestaria.




  1. Dispondrá que la Directora Financiera y la Contadora de la Extensión realicen el control previo y continúo antes de proceder al pago de los compromisos adquiridos por el Coordinador y que los primeros días de cada mes envíen la liquidación de los gastos mensuales a las oficinas de la administración Central de la Universidad para la consolidación contable y presupuestaria.



Bienes de larga duración no forman parte del patrimonio de la Universidad.


Los bienes de larga duración de la Extensión La Concordia, no forman parte del patrimonio de la Universidad. El equipo de Auditoría realizó una constatación física con los siguientes resultados:


El saldo del inventario de bienes para control administrativo fue de USD 9 072, 42. Esta información la sustento en el Anexo Nº 5.


La constatación física de los bienes de larga duración (muebles) nos proporcionó un saldo de USD 9 072, 42. Esta información se sustenta en el Anexo Nº 6.


La extensión se encuentra ubicada en el kilómetro 3 de la vía La Concordia Pedernales, en una extensión de 3 hectáreas que fueron donados por los herederos Muñoz. Por la gran demanda estudiantil de los últimos años ha tenido un gran desarrollo físico que la convierte en la extensión más grande de la Universidad. Al momento cuenta con un cerramiento frontal, 16 aulas de hormigón armado, un centro de cómputo, un salón auditorio, un edificio de dos plantas, en la primera planta funciona la administración y en la segunda el aula virtual, una villa para autoridades, una casa para la guardianía, un bar, un baño para damas, un baño para caballeros, un hospital sin equipar, canchas y espacios verdes, los detalles de las construcciones los mostramos en el Anexo Nº 7.


También forma parte de los bienes de la extensión un terreno ubicado en el cantón El Carmen y un lote en la parroquia La Unión del cantón Quinindé, donde se encuentran construidas tres aulas de hormigón; de los inmuebles señalados sólo el terreno del cantón El Carmen tiene escrituras, los demás se encuentran en proceso de legalización.


Los hechos señalados se presentaron, debido a que el Director Financiero de la Universidad, inobservó las Normas de Control Interno para el Área de Inversiones en Existencias y Bienes de Larga Duración 250-02, 03, 04, y 08.


La situación comentada se presentó por cuanto se incumplieron las Normas de Control Interno anteriormente señaladas, las mismas que se citan para mayor ilustración.


“…250-02 Almacenamiento y Distribución. Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o bodega, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita. El guardalmacén o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la institución), así como los que salen. Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados. Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado de registro permanente, por unidades de iguales características. Sólo las personas que laboran en el almacén tendrán acceso a las instalaciones…”


“…250-03 Sistema de registros. Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre siempre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente…”


“…250-04 Identificación y protección. Todos los bienes de larga duración llevarán el código correspondiente permitiendo así su fácil identificación…”


“…250-08 Constatación Física de Existencias y Bienes de Larga Duración. Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación. De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable, serán investigadas, y luego se registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del funcionario responsable; también se identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. Esta norma es también aplicable para la realización de los inventarios físicos de almacén, se aplicarán los mismos criterios antes establecidos, no debiendo intervenir en dicho acto el personal encargado de la custodia de los bienes…”

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«la sordoceguera es una discapacidad de la información y la comunicación. Todos nuestros problemas nacen de ahí.» (Ohlson, 1994)

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